PR_2008_05_10.pdf

Rodzaje kontaktów (formy współpracy) z mediami:

Rodzaj kontaktu

Technika

1. Kontaktowanie się na odległość

(kontakty pośredni)

• Informacje mediowe (prasowe),

• Teczki prasowe,

• Sponsorowane taśmy radiowe

• Informacje na video

• Załączone fotografie

2. Kontaktowanie się bezpośrednio

• Konferencje prasowe,

• Imprezy dla mediów połączone z

wprowadzeniem na rynek

organizacji bądź jej produktów/

usług

• Wywiady/indywidualne spotkania z

mediami,

• Zorganizowane wyjazdy dla

mediów związane ze zwiedzaniem

miejsc istotnych

Materiały dla prasy

1. Komunikat prasowy (News release, press release, media release):

◦ Bezpośrednio do druku jako materiał surowy, dość regularne, nieco dłuższe

◦ Krótka aktualna informacja (1 str. A4)

◦ Dostosowana do charakteru gazety

2. Opracowania tematyczne (background release):

◦ Cel: szersze zapoznanie z tematem,

◦ Kompleksowa informacja

◦ Materiał źródłowy do artykułów

3. Notatka towarzysząca (accompanying release lub report):

◦ Załącznik do opracowania prasowego,

◦ Streszczenie tekstu,

◦ Ma “sprzedać” opracowanie redakcji.

4. Oświadczenie prasowe (Press statement):

◦ Cel: rozproszenie wątpliwości,

◦ Oficjalna odpowiedź na zarzuty,

◦ Bez komentarza i innych informacji

5. Informacja specjalistyczna (feature release):

◦ Dla stałych kolumn specjalistycznych

◦ Dla kolumny sportowej

6. Komunikat informacyjny (information release):

◦ Cel: utrzymanie kontaktu z prasą

◦ Zamiary produkcyjne, imprezy firmowe

◦ Nieprzeznaczona do druku

7. Serwis fotograficzny z opisem

8. Artykuły/wywiady (w tym sponsorowane)

9. Opracowania na zlecenie prasy

Zasady przygotowania tekstu dla prasy:

• Kolejność informacji i szczegółów (odwrócona

piramida)

• Tytuł komunikatu

• Nagłówek: nazwa firmy (ew. agencji PR), data

wydania komunikatu, adres osoby kontaktowej

• Pierwszy akapit „mówiący wszystko” (tzw. lead)

• Kolejne akapity – rozwinięcie myśli

• Język zrozumiały (fachowość, angielszczyzna,

wata)

• Równoważniki zdań

• „który” tylko z konieczności

• Krótkie zdania, zwięzłość (pierwszy raz w pełnej

wersji)

• Wygląd komunikatu

◦ Odstępy

◦ Papier

◦ Oznaczenie autora i daty

◦ Krótkie paragrafy

◦ Jeden paragraf to jedna myśl

• Liczby, testy, badania miele widziane (+ źródła)

• ### + ew. trademark (oznacza koniec komunikatu)

Przyczyny odrzucenia materiałów :

• Niezgodność treści komunikatu z zakresem tematycznym danej gazety (zwracało na

to uwagę 80% badanych redakcji.)

• Źle napisana i niejasna treść, w tym brak informacji o korzyściach społecznych lub

konkretnie dla czytelnika, które wynikają z określonego działania podjętego przez

przedsiębiorstwo

• Zła jakość załączonych zdjęć.

KONFERENCJA PRASOWA

• Odpowiednio ważny powód (wewnętrzny, zewnętrzny) – złożony

• Odpowiedni termin, w tym pora dnia (nie za rano)

• Odpowiednie media, ale bez faworyzowania

• Interesujące miejsce, odpowiadające swym klimatem charakterowi produktu (w Sali

konferencyjnej, a nie np. w gabinecie)

• Wartościowe informacje dla dziennikarzy

• Informacja o produkcie wkomponowana w szerszy kontekst problemowy

• Uwzględnij zachowanie telewizji

• Powiadomienie mediów z dużym wyprzedzeniem czasowym odraz potwierdzenie

obecności (miesiąc przed, przypomnienie tydzień przed, a nawet w przeddzień)

• Zaproszenia dostarczane imiennie z potwierdzeniem otrzymania

• Zaproszenia: dokładny termin i miejsce, godzina startu, tematyka, osoba

odpowiedzialna, kontaktowe telefony, podpis organizatora, prośba o potwierdzenie

uczestnictwa (RSVP), zapowiedź interesujących informacji i materiałów, zaproszeni

goście, imprezy oraz wydarzenia towarzyszące (występy, poczęstunek itp.)

• Czas trwania konferencji podany z góry (zwykle do 1 godziny)

• Prowadzący konferencję powinien unikać kontaktu z gośćmi przed konferencją

• Materiały uzupełniające wypowiedzi – drukowane i elektroniczne – zawierające:

główny komunikat (1-2 strony), oświadczenie prasowe (1 strona, opracowania

specjalistyczne, artykuł, reprinty, obrazy (zdjęcia, slajdy, wykresy)

• Przygotuj się na sytuacje kryzysowe (trudne pytania, brak frekwencji)

• Uwarunkowania techniczne (mikrofony, zezwolenia, nagłośnienie, pomoc

techniczna)

Scenariusz konferencji

• Przygotowanie miejsca – 30 min przed startem ma być gotowe

• Rozpoczęcie z zalecanym opóźnieniem (ok. 15min)

• Powitanie (max 5min.)

• Przedstawienie przedstawicieli organizatora

• Wprowadzenie tematyczne (max 15min.)

• Pytania dziennikarzy

• Zakończenie

Konferencja prasowa - typowe błędy

• Natłok informacji – założenie, że dziennikarze nadążą notować

• Nagromadzenie superlatyw nt firmy

• Pomijanie informacji niewygodnych lub wypieranie się

• Krytyka innych redakcji

• Anonimowość przedstawicieli organizatora

• Nadmierne powtarzanie informacji z materiałów

• Błędy organizacyjne

WYWIAD

Wywiady medialne – szczególny rodzaj wystąpień.

Wywiady nie są intelektualnymi konwersacjami!

Wywiady medialne – aktualne są dotychczas omówione zasady wystąpień publicznych

• Przygotowanie się (merytoryczne)

• Walka ze stresem – odprężenie

• Krótko i rzeczowo

• Odpowiedzi na każde pytanie

• Bez kłamania

Gafy związane z wywiadami

• „niedobre pytanie”

• Podmiana pytań

• Niepotrzebna agencja PR

• Reagowanie na nieporozumienia

• Groźby i szantaż

• …

Wywiad telewizyjny

• Wypowiedzenie przesłania w całości w czasie nieprzekraczającym 30 sekund

• Starać się przedstawiać przygotowane tezy (max 3), niezależnie od tego, czy

zostaniemy o nie zapytani, w następującej kolejności:

◦ Informacja „headline”

◦ Szczegóły informacji

◦ Ozdobniki informacyjne

• Używać sformułowań podkreślających uwagę: np. „Nigdy dotychczas nie kładziono

takiego nacisku na..”, „Jest to pierwsze tego typu rozwiązanie..”

• Oczy nie powinny reagować na ewentualne „zakłócenia” w otoczeniu

• Mówimy w sposób energiczny, modulowany, na wydechu

• Mówimy pełnymi, wyraźnymi sekwencjami, ale krótkimi

• Gestykulujemy na wysokości ramion, aby nasze gesty zostały zarejestrowane na

ekranie telewizora w zbliżeniu

• Unikajmy przy tym wszystkich gestów w okolicy twarzy

• Siadajmy w pozycji stabilnej, swobodnej i wyprostowanej, nogi uginajmy

równolegle

• Dopasujmy język ubioru do tła wystąpienia wg zasady, że im spokojniej i

oszczędniej tym korzystniejszy efekt

• Ustawmy się w odległości 2-3 metrów od obiektywu kamery oraz minimum 1m etr

od tła, na którym jesteśmy filmowani (tło nieostre, kolorystyka neutralna medialnie,

unikać białej ściany oraz szczegółów w postaci np. boazerii na poziomie uszu,

powodujących niezamierzone efekty

• To co mówisz, mówisz oficjalnie

Wywiad radiowy

Miejmy zawsze w zanadrzu przygotowane jedno ustalone zadanie rozpoczynające

wypowiedź niezależnie od tego, jakie padną pytania

• W sytuacji napierających kamer i mikrofonów okażmy pewność siebie i uprzejmość;

wyczekajmy aż opór ustanie, robiąc jeden krok do tyłu

• Dla zyskania na czasie można opóźnić wypowiedz w sposób przyjazny, np. jakimś

dowcipnym zdaniem

• Dobrym sposobem jest zaproponowanie dziennikarzowi innego miejsca wywiadu

• Odpowiadajmy na każde pytanie po kolei. Za wszelką cenę należy unikać ucieczki:

„Bez komentarza”, „Nie potwierdzam, ani nie zaprzeczam”, „Nie mam nic do

powiedzenia”

WYSTĄPIENIA PUBLICZNE

• przemówienia

• odczyty

• wywiady

• wykłady konferencyjne

• małe kilka(naście) osób

• duże kilkadziesiąt(set) osób

• wewnętrzne

• zewnętrzne

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: