I POJĘCIA:
akta sprawy - całokształt akt dotyczących konkretnej sprawy
aktotwórca - urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, osoba fizyczna wytwarzająca w swojej działalności dokumentację
aprobata - zgoda na projekt odpowiedzi
archiwum bieżące - własne archiwum jednostki organizacyjnej
archiwum zakładowe - komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej, zajmująca się przechowywaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazującym materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do archiwum
brakowanie - wydzielenie i przekazanie na zniszczenie (makulaturę) tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uznano ją za nieprzydatną dla celów praktycznych podmiotu
brulion - koncept pisma, brudnopis
czystopis - ostateczna wersja odpowiedzi, pisma
dekretacja - odręczna adnotacja osoby uprawnionej na korespondencji wpływającej, wskazująca osobę odpowiedzialną za załatwienie danej sprawy
dokument - pismo uwierzytelnione, sporządzone z zachowaniem przyjętych w budowie, opisie i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych potwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawdy, albo służące do wykonywania uprawnień
dokumentacja - zbiór pism
dziennik korespondencji - forma rejestru kancelaryjnego, zawiera wszystkie dokumenty które przychodzą i wychodzą z dowolnej instrukcji
dziennik podawczy - kancelaria służąca do rejestrowania w układzie chronologiczno-numerycznym pism wpływających i wychodzących oraz dokumentów i ich obiegu
ekspedycja - wysyłka dokumentu
instrukcja kancelaryjna - normatywy opisujące pracę kancelarii, jak postępować z dokumentacją do momentu przekazania
kancelaria - komórka organizacyjna lub zespół komórek organizacyjnych w urzędzie zajmująca się przyjmowaniem, rejestracja, rozdzielaniem pism wpływających przygotowaniem rejestracji i wysłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danego urzędu
komórka macierzysta - załatwia sprawy i przechowuje wytworzoną dokumentację
kwalifikacja archiwalna - zaliczenie do odpowiedniej kategorii archiwalnej dokumentacji twórcy zespołu
narastający zasób archiwalny - materiały archiwalne, wytwarzane, gromadzone z aktualnej działalności twórców zespołu
obieg pism/spraw - droga od wpłynięcia do załatwienia sprawy
organizacja biurowości/kancelarii - sporządzana lista czynności biurowych, ich identyfikacji przydzielenie stanowisk, kontrola
pieczątka wpływu - stempel stawiany na piśmie w momencie wejścia do adresata
preliminarz - zestawienie planowanych dochodów, wydatków
proces aktotwórczy - proces prowadzący do powstania zespołów archiwalnych
selekcja - ocena wartości dokumentacji
składnica akt - wewnętrzna komórka organizacyjna przechowująca dokumentacją niearchiwalną
sprawa - dana kwestia rozpatrywana przez dany urząd
system kancelaryjny - sposób rejestracji, obiegu, układu akt powstających w toku bieżącej działalności twórcy zespołu
uwierzytelnienie - czynność informująca o poświadczeniu dokumentu (np. pieczęć, blankiet korespondencyjny, podpis)
jednolity rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł wskazujących rzeczowe klasyfikacje akt twórcy zespołu niezależnie od jego struktury organizacji
znak spraw - stała cecha rozpoznawcza całości akt danej sprawy. Nadawany jest dokumentacji tworzącej akta sprawy, która została przyporządkowana do sprawy
znak teczki - jest to symbol literowy teczki przez symbol liczę akt z wykazem akt
II ORGANIZACJA BIUROWOŚCI
Registratura zdecentralizowana - System dziennikowy polega na formowaniu jednostek aktowych na podstawie numeru pisma z dziennika podawczego Główną pomocą kancelaryjną służącą nie tylko do rejestracji (ewidencji)korespondencji jest dziennik podawczy
Registratura scentralizowana - Polega on na łączeniu pism ze względu na pokrewieństwo treści. W tym systemie rejestrację akt i ich układ oparto nie na dzienniku podawczym, ale na wykazie akt, jako pomocy ułatwiająca szybkie dotarcie do konkretnego rodzaju sprawy.
III RODZAJE STRUKTUR ORGANIZACYJNYCH
W strukturze smukłej - wiele szczebli zarządzania, rozpiętość kierowania jest mała, komórki są niewielkie, za to duża ilość menedżerów różnego stopnia. Plusami strategii smukłej są: możliwość dokładnej i bieżącej kontroli pracy podwładnych a w tym bezpośrednie oddziaływanie menedżera na pracownika. W tego typu strategii pracownik ma też duże możliwości awansu pionowego. Minusy to długi przepływ informacji i możliwości ich zniekształcenia. Struktura ta nie dostosowuje się szybko do zmian i a przykładowo w razie choroby lub niekompetencji jednego z menedżerów, w łańcuchu następuje przerwa i trudności są w dostosowaniu się organizacji do nowej sytuacji.
W strukturze płaskiej jest niewiele szczebli zarządzania, rozpiętość kierowania jest duża a komórki organizacyjne są o wiele bardziej liczne niż w strukturze wysmukłej. Plusami struktury płaskiej jest duża samodzielność pracowników. Minusem zaś może być to, że pracownik, który nie jest odpowiednio przygotowany do podejmowania decyzji może podejmować działania nie zawsze zgodne z celami organizacji.
W większości sytuacji struktura wysmukła jest kosztowniejsza niż płaska. Obecnie istnieje tendencja do spłaszczania struktur organizacyjnych i zmniejszenia ilości szczebli pośrednich.
IV INSTRUKCJA KANCELARYJNA I WYKAZ AKT
Instrukcja kancelaryjna – zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa
Wykaz akt – jeden z podstawowych normatywów organizujących pracę biurową (inne to instrukcja kancelaryjna i instrukcja archiwalna); służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
V CZYNNOŚCI KANCELARYJNE – są to czynności związane z obiegiem pism tj. przyjmowanie pism,rozdzielanie i doręczanie ich, rejestrowanie, znakowanie, załatwianie spraw będących treścią pism, aprobata spraw załatwionych, podpisywanie, wysyłanie pism, przechowywanie akt spraw bieżących i załatwionych.
Noane