Wyjaśnienia dotyczące wybranych zagadnień.pdf

WyjaŚnienia dotyczĄce wybranych zagadnieŃ

1. Sporządzanie świadectwa pracy

1) Pracownik w okresie zatrudnienia korzystał z urlopu bezpłatnego, podczas którego był oddelegowany do pracy za granicą. W

której części świadectwa pracy naleŜy podać informację o tym urlopie? Nadmieniam, Ŝe w czasie zatrudnienia za granicą nie podlegał

w Polsce ani obowiązkowym ubezpieczeniom w ZUS, ani opodatkowaniu.

Urlopy bezpłatne udzielane na podstawie art. 174 K.p. powinny być wykazane w ust. 4 pkt 2 druku świadectwa pracy. Informacja

o korzystaniu z tego urlopu i jego okresie ma znaczenie dla obliczania staŜu pracy danego pracownika wymaganego dla róŜnych

celów (m.in. urlopowych).

Problematykę ramowej treści świadectwa pracy, jak równieŜ trybu jego wydawania reguluje art. 97 K.p. oraz rozporządzenie z dnia

15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Jak wynika

z tych regulacji, w świadectwie pracy zamieszcza się między innymi informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i

uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Chodzi tu między innymi o dane dotyczące przypadających w okresie zatrudnienia, którego

dotyczy świadectwo pracy, okresów nieskładkowych, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Z objaśnień

do sposobu wypełniania druku świadectwa pracy wynika, Ŝe w jego ust. 4 pkt 10 naleŜy wskazać przypadające w tym czasie okresy

nieskładkowe określone w przepisach o emeryturach i rentach. Wymienia je art. 7 ustawy emerytalnej. Zgodnie z powołaną normą,

okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty obejmują m.in.:

okresy pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego:

chorobowego lub opiekuńczego,

przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty, okresy urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego

udzielonego na podstawie przepisów w sprawie bezpłatnych urlopów dla matek pracujących opiekujących się małymi

dziećmi, innych udzielonych w tym celu urlopów bezpłatnych oraz okresy niewykonywania pracy - z powodu opieki nad

dzieckiem,

okresy urlopu bezpłatnego oraz przerw w zatrudnieniu w razie nieudzielenia urlopu bezpłatnego małŜonkom pracowników

skierowanych do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, w stałych przedstawicielstwach

przy Organizacji Narodów Zjednoczonych i w innych misjach specjalnych za granicą, w instytutach, ośrodkach informacji

i kultury za granicą.

Jedynie wymienione w ustawie emerytalnej okresy „szczególnego” urlopu bezpłatnego są okresami nieskładkowymi. Natomiast

„zwykłe” urlopy bezpłatne udzielone w trybie art. 174 K.p. nie są zaliczane do okresów nieskładkowych i naleŜy wykazywać je

w świadectwie pracy w ust. 4 pkt 2, a nie w ust. 4 pkt 10.

2) Przejęliśmy firmę oraz jej pracowników w trybie art. 23 1 K.p. Czy przekazani pracownicy powinni otrzymać świadectwo pracy za

okres pracy w przejmowanym zakładzie? Jeśli dojdzie do rozwiązania umowy z takim pracownikiem czy naleŜy w treści świadectwa

wykazać zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy?

W razie rozwiązania stosunku pracy z przejętym pracownikiem wydane przez nowego pracodawcę świadectwo pracy powinno

zawierać informacje o pracy w przejętej firmie. Ponadto, jeśli rozwiązanie umowy nastąpiło w trybie art. 23 1 § 4 lub 5 K.p.,

pracodawca ma obowiązek wskazać taką podstawę ustania zatrudnienia w treści świadectwa pracy.

Problematykę sukcesji stosunków pracy w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę reguluje art. 23 1 K.p. Na jego

podstawie w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych

stosunkach pracy (z zastrzeŜeniem zawartym w § 5 regulującym zatrudnienie pracowników na innej podstawie niŜ umowa o pracę).

Istotą wskazanej konstrukcji prawnej jest wstąpienie nowego pracodawcy w prawa i obowiązki podmiotu zatrudniającego, któremu

prawa te przysługują w wyniku zmian organizacyjnych. Następuje bowiem przejęcie pracowników bez potrzeby rozwiązywania

z nimi umów o pracę, a co za tym idzie wystawiania im świadectw pracy. Z kolei sami pracownicy, którzy nie wyraŜają zgody na

przeprowadzane zmiany, mogą umowy o pracę rozwiązać w przyspieszonym trybie. Według § 4 omawianej normy, w terminie 2

miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, pracownik moŜe bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym

uprzedzeniem, rozwiązać stosunek pracy. Rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy

prawa pracy wiąŜą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

WaŜne: Podmiot, który przejmuje zakład pracy w trybie art. 23 1 K.p., przejmuje teŜ zatrudnionych w nim pracowników, stając się ich

pracodawcą bez podejmowania dodatkowych czynności prawnych. Istniejące stosunki pracy trwają nadal, zmodyfikowane przez

zmianę podmiotu zatrudniającego.

Według przepisu § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez

pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.

U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.), w sytuacji określonej w art. 23 1 K.p., dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta

osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu.

Natomiast z wyjaśnień co do sposobu wypełniania świadectwa pracy zawartych w załączniku do ww. rozporządzenia z dnia 15 maja

1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy... wynika, Ŝe pracodawca zatrudniający pracownika przejętego od innego

pracodawcy na zasadach określonych w art. 23 1 K.p., wydając świadectwo pracy wykazuje równieŜ okres jego pracy u poprzedniego

pracodawcy i wskazuje tego pracodawcę.

2. Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy

Czy kandydaci do pracy składając dokumenty powinni zaopatrzyć je w klauzulę, iŜ wyraŜają zgodę na przetwarzanie danych

osobowych?

W zasadzie pracodawca nie musi uzyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy, które są objęte

zakresem określonym w art. 22 1 K.p. Dopiero gdy przekazane dane wykraczają poza ramy Kodeksu pracy albo gdy pracodawca

zamierza je przechowywać po zakończonej rekrutacji, niezbędna jest zgoda kandydata do pracy.

Jak wynika z art. 22 1 K.p., pracodawca ma prawo Ŝądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych obejmujących:

imię (imiona) i nazwisko; imiona rodziców; datę urodzenia; miejsce zamieszkania (adres do korespondencji); wykształcenie; przebieg

dotychczasowego zatrudnienia.

Udostępnienie danych osobowych następuje w formie oświadczenia. Pracodawca ma prawo Ŝądać ich udokumentowania przez

okazanie dowodu osobistego, prawa jazdy lub innego dokumentu potwierdzającego toŜsamość.

ZłoŜenie oświadczenia o udostępnieniu danych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie nie jest równoznaczne z oświadczeniem

o wyraŜeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, o którym mówią przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie

danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Jednak zgoda, w przypadku powyŜszych danych jest zbędna,

poniewaŜ ich przetwarzanie przez pracodawcę odbywa się na podstawie szczególnego przepisu prawa - art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy

o ochronie danych osobowych. Norma ta stanowi, Ŝe przetwarzanie danych jest dopuszczalne wtedy, gdy jest to niezbędne dla

zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (tutaj: art. 22 1 K.p.).

W praktyce w procesie rekrutacji kandydaci z własnej inicjatywy zamieszczają w dokumentach aplikacyjnych informacje dodatkowe,

np. o swoich zainteresowaniach, osiągnięciach i inne, przekraczające zakres kodeksowy. Aby moŜna je było przetwarzać, niezbędna

jest na to zgoda osoby, której dotyczą np. w postaci klauzuli: „WyraŜam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na

potrzeby rekrutacji zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101,

poz. 926 z późn. zm.)”.

WaŜne: Po dokonaniu wyboru osoby, która zostaje przyjęta do pracy, dane kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni powinny być

niezwłocznie usuwane ze zbioru danych z uwagi na brak celu w jakim były zbierane.

W doktrynie przyjęto stanowisko uwzględniające treść art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, iŜ pracodawca

posiadający dane osobowe kandydatów do pracy moŜe je przetwarzać (np. przechowywać) tylko za wyraźną zgodą tych osób. Zgoda

nie jest wymagana dla usunięcia danych ze zbioru.

3. Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach dla celów kredytowych

Na wnioski pracowników ubiegających się o kredyty wydawane są im zaświadczenia o zarobkach i zatrudnieniu. Czy pracodawca ma

obowiązek ich sporządzania na kaŜde Ŝądanie pracownika? Jakie wynagrodzenie naleŜy podać w takim zaświadczeniu?

Pracodawca ma obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o sporządzenie i wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu

i wynagrodzeniu, przy czym nie ma podstaw aby ograniczać liczbę wydawanych zaświadczeń. Zwykle podaje się w nim przeciętne

wynagrodzenie z okresu wymaganego przez podmiot, dla którego sporządzane jest to zaświadczenie.

Kwestia wydawania pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla celów innych niŜ wymaganych przez ZUS nie

jest uregulowana powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Obowiązek ich wydania wynika z powinności pracodawcy

dbałości o dobro pracownika opartej o zasady współŜycia społecznego. Taki pogląd wyraził Sąd NajwyŜszy w postanowieniu z dnia

16 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314).

Zakres informacji zamieszczanych w zaświadczeniu zaleŜy od obowiązującego w danym banku regulaminu przyznawania

określonego rodzaju kredytów. Często banki doręczają klientom gotowe druki, których wypełnienie wymaga udziału pracodawcy

stwierdzającego rodzaj umowy o pracę, wysokość średniego miesięcznego wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy oraz jego obciąŜeń,

a nawet informacji, Ŝe firma nie znajduje się w stanie upadłości.

PoniewaŜ nie obowiązują jednolite zasady wypełniania formularzy dla banków oraz firm prowadzących sprzedaŜ ratalną, w praktyce

podawane są w tego rodzaju zaświadczeniach informacje o wszystkich wypłatach świadczeń pienięŜnych związanych ze stosunkiem

pracy. Zatem wydający zaświadczenie podaje w nim nie tylko wysokość wynagrodzenia zasadniczego, ale równieŜ wysokość

wypłaconych premii, dodatków do wynagrodzenia takich jak staŜowy, funkcyjny, za pracę w godzinach nadliczbowych albo w porze

nocnej. Banki zwykle oczekują podania średnich dochodów z konkretnego okresu wstecznego np. za okres 3 albo 6 miesięcy.

Przykładowy wzór zaświadczenia jest dostępny na naszej stronie internetowej www.gofin.pl.

Przykład

Pracodawca we wrześniu br. wystawił pracownikowi zaświadczenie dla banku o zarobkach z okresu 3 miesięcy. Wynagrodzenie

zasadnicze pracownika wynosi 2.340 zł. Ponadto otrzymuje on 5% dodatek staŜowy, liczony od płacy zasadniczej oraz premię

kwartalną w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego. W lipcu 2009 r. pracownik pracował w nadgodzinach, za które otrzymał

430 zł. W tym teŜ miesiącu pracodawca wypłacił premię kwartalną w wysokości 702 zł.

W zaświadczeniu pracodawca podał kwotę przeciętnego wynagrodzenia z 3 miesięcy wynoszącą: 2.834,33 zł, którą wyliczył

w następujący sposób:

2.340 zł + 117 zł = 2.457 zł (wynagrodzenie zasadnicze + dodatek staŜowy),

(702 zł + 430 zł) = 1.132 zł; 1.132 zł : 3 = 377,33 zł (średnia za 3 m-ce obliczona od premii i wynagrodzenia za pracę nadliczbową),

2.457 zł + 377,33 zł = 2.834,33 zł.

4. Dokumenty przechowywane w aktach osobowych

1) W czasie zatrudnienia pracownik ukończył studia wyŜsze i doręczył pracodawcy odpis dyplomu. W której części akt osobowych

naleŜy ten dokument przechowywać?

Uzyskany przez pracownika w trakcie zatrudnienia dyplom ukończenia studiów wyŜszych naleŜy przechowywać w części B jego akt

osobowych.

Problematykę dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników reguluje rozporządzenie z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie

zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt

osobowych pracownika. Stosownie do przepisu § 2 powołanego rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla

kaŜdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części oznakowanych literami A, B, C.

W części A przechowywane są dokumenty mające związek z ubieganiem się o zatrudnienie, a w części C dotyczące zakończenia

stosunku pracy. Dokumenty dotyczące stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia naleŜy gromadzić w części B akt pracownika.

Tutaj właśnie naleŜy przechowywać m.in. dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez danego pracownika

(świadectwa, dyplomy, zaświadczenia, umowy o podnoszenie kwalifikacji).

W aktach osobowych pracownika przechowuje się jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów tych dokumentów

pracodawca moŜe Ŝądać od pracownika tylko do wglądu albo celem sporządzenia ich odpisów.

Przepisy regulujące prowadzenie akt osobowych zawierają wykaz dokumentów, które powinny znajdować się w poszczególnych

częściach akt. Pracodawca moŜe przechowywać w tych aktach równieŜ inne pisma, dokumentujące przebieg zatrudnienia, istotne

zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Powinien teŜ aktualizować gromadzone dokumenty.

2) W której części akt osobowych naleŜy umieścić wnioski pracowników o urlopy oraz o dni wolne z tytułu opieki nad dzieckiem?

Nie ma obowiązku przechowywania stosowanych w danej firmie wniosków o udzielenie urlopu lub dnia wolnego z tytułu opieki nad

dzieckiem w aktach osobowych pracowników. Wymienione pisma mogą być przechowywane osobno w teczce wniosków

urlopowych lub przy ewidencji czasu pracy.

Wyjaśniamy, Ŝe przepisy prawa urlopowego nie określają trybu potwierdzania udzielonego pracownikowi urlopu. Dlatego nie we

wszystkich zakładach pracy są stosowane wnioski urlopowe. Nie uwzględnia ich takŜe cytowane wyŜej rozporządzenie z dnia 28

maja 1996 r. Mimo braku regulacji prawnej w praktyce są stosowane wnioski pracowników o urlopy oraz o udzielenie zwolnień od

pracy z róŜnych tytułów, co ma znaczenie dowodowe. W związku z tym, Ŝe wnioski są ściśle związane z rozliczaniem czasu pracy,

mogą być przechowywane przy ewidencji czasu pracy.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: