Planowanie w procesie podejmowania decyzji
„Plan działań danego sprawcy – to opis działań przezeń zamierzonych [...]; plan – to opis możliwego w przyszłości doboru i układu czynności zjednoczonych wspólnym celem lub możliwego w przyszłości doboru i układu części składowych wytworu czynności tak zjednoczonych”[1].
Podjęcie decyzji przez podmiot rozumny, który chce aby jego decyzja była racjonalna, a działanie sprawne, następuje w wyniku wielu czynności przygotowujących tę decyzję. Planowanie występuje we wszystkich dziedzinach działalności ludzkiej i stanowi niezbędny warunek każdego racjonalnego działania. Istota jego polega na przewidywaniu, kalkulowaniu i dokonywaniu wyboru optymalnych zadań oraz określaniu warunków i środków do ich wykonania. Codziennie każdy człowiek coś planuje. Przedsiębiorca, menedżer, naukowiec, urzędnik, lekarz, murarz itp. robi plany nie tylko w życiu prywatnym ale i w życiu zawodowym.
W wyniku tych czynności tworzy się mniej lub bardziej rozwinięty opis zamierzonego działania lub możliwych wariantów realizacji. Powstały opis nazywamy planem, a proces tworzenia i podejmowania decyzji – planowaniem.
Planowanie działania wg J. Zieleniewskiego jest to obmyślenie środków i sposobów działania, dostosowanych zarówno do celów, jak i do warunków; albo inaczej: organizowanie toku działań.
Planowanie pracy wg L. Buczkowskiego to nic innego jak przemyślenie i przewidzenie do wykonywania zadań uznanych za celowe w przyszłości i związanych z ich realizacją czynności, obowiązków i uprawnień (decyzji, poleceń). Jest to zatem wybór przyszłych działań.
Planowanie pracy A. Bilska i R. Flasza definiują jako ustalenie celów i wynikających z nich zadań oraz ustalenie środków i metod, jakimi powinny być zrealizowane.
Planowanie jako funkcję zarządzania wg K. Zimniewicza można sprowadzić do określenia przyszłych relacji między warunkami i środkami działania oraz do wyznaczania celów wynikających z zachodzących relacji.
Najistotniejszą treścią funkcji planowania wg L. Krzyżanowskiego jest formułowanie celów organizacji i niezbędnych do tego zasobów.
Planowanie wg B. Kuca jest to określanie celów i sposobów ich realizacji.
Planowanie w organizacjach J. Stoner, R. Freeman i D. Gilbert nazywają procesem ustalania celów i wybierania środków do ich osiągania.
Zasadami sprawnego, racjonalnego działania zajmuje się nauka zwana prakseologią.
Każda organizacja (firma, przedsiębiorstwo) funkcjonuje w nieustannie zmieniającym się, burzliwym otoczeniu. Aby realizować swój główny cel, którym jest przetrwanie i rozwój musi planować swoją przyszłość. Realizację celu zapewnia podejmowanie właściwych decyzji na wszystkich szczeblach zarządzania organizacją. Planowanie staje się koniecznością zarówno dużego, jak i małego przedsiębiorstwa. Planowanie jest działalnością uniwersalną, ale nie ma dwóch organizacji, które postępowałyby identycznie.
Istota planowania polega na formułowaniu celu lub celów, które będą realizowane w bliższym lub dalszym horyzoncie czasu, na określeniu przyszłych wariantów i sposobów działania, a także wskazówek dotyczących realizacji wybranych rozwiązań[2].
Ogólny schemat planowania, pewien rodzaj wzorca przedstawia poniższy rysunek:
Rys. Proces planowania wg Ricky W. Griffin
Przedmiotem planowania jest przyszła działalność organizacji tzn. coś, co wiąże się z wielką liczbą niewiadomych. Niewiadome dotyczą kształtu problemu, okoliczności, w których ma on być rozwiązywany. Wszystkie zmienne, które są niezależne od decydującego podmiotu należy rozpoznać i określić. Zaspokojenie tych potrzeb umożliwiają rozwijające się współcześnie studia prognostyczne, w toku których buduje się różnego rodzaju prognozy.
Przez prognozę rozumiemy zbiór opartych na naukowych podstawach przewidywań dotyczących pewnych zdarzeń w przyszłości. Celem prognozy jest rozpoznanie tych zdarzeń. Prognoza nie przedstawia zamiaru ani woli określonego ukształtowania tych zdarzeń.
Według M. Cieślak[3] prognoza powinna posiadać następujące właściwości:
- jest formułowana z wykorzystaniem dorobku nauki;
- jest stwierdzeniem odnoszącym się do określonej przyszłości;
- jest stwierdzeniem weryfikowanym empirycznie;
- nie jest stwierdzeniem sformułowanym, ale stwierdzeniem akceptowanym.
Każda prognoza spełnia następujące funkcje:
- preparacyjną, według której prognoza jest działaniem, które przygotowuje inne działania;
- informacyjną, polegającą na oswajaniu ludzi z nadchodzącymi zmianami, zmniejszaniu lęku przed przyszłością;
- aktywizującą, polegającą na pobudzaniu do podejmowania działań sprzyjających realizacji prognozy, gdy zapowiada ona zdarzenia korzystne i przeciwstawiających się, gdy przewidywane zdarzenia są oceniane jako niekorzystne.
Prognozowaniem nazywa się opracowywanie prognoz na podstawie naukowych metod przewidywania przebiegu różnych zjawisk w przyszłości.
Ogólnie mówiąc celem prognozowania jest:
- przewidywanie prawdopodobnego przebiegu zjawisk i procesów zarówno pod względem ilościowym jak i jakościowym;
- stwarzanie podstaw do podejmowania decyzji uwzględniających lub pobudzających pożądane zmiany lub zapobiegających zmianom niepożądanym.
Ukształtowanie zadań jest zadaniem właściwego planu działania[4]. Plan określa nie tylko cele działania, ale przedstawia wytyczne odnośnie użycia odpowiednich środków.
Do celu prowadzi wiele dróg, można używać różnych środków i sposobów realizacji. Wszystkie zbiory przedstawiające sposoby działań i użycia środków, za pomocą których możliwa jest realizacja konkretnego celu nazywamy programami.
Organizacja wybiera program optymalny, tzn. spośród programów wewnętrznie zgodnych i dopuszczalnych wybierany jest ten, który zakłada możliwie najbardziej korzystne relacje między stopniem realizacji wyznaczonego celu a ilością i rodzajami przeznaczonych na to środków .
Zasadą planowania jest to, aby duże przedsięwzięcie podzielić na mniejsze części, by łatwiej można było zarządzać. W procesie realizacji każdy powinien wiedzieć co, gdzie i kiedy robi. Przyszłość zależy od dobrego planowania. Wszelkie decyzje oraz działania podejmowane dzisiaj mają swoje konsekwencje w przyszłości. Planowanie jest obecne na każdym szczeblu zarządzania. Służy zaprojektowaniu przyszłych działań. Bez planowania trudno sobie wyobrazić przyszłość.
Planowanie ma wieloprzekrojowy charakter. Planowanie funkcjonalne wiąże się ściśle z planowaniem okresowym. Każdy plan jest wielowymiarowy, a samo planowanie pełne jest pułapek i bywa, że kończy się niepowodzeniem. Dzieje się tak, gdy osoby, które mają realizować plan:
- nie rozumieją jego zasad,
- kiedy plan nie jest konsultowany z osobą, od której zależy jego realizacja,
- lub też osoba zarządzająca układa plan bez porozumienia z innymi.
Dzieje się tak również wówczas, gdy zespół planujący jest przekonany o łatwości realizacji planu.
Planowanie jest działaniem, które ma zapewnić, że zadanie zostanie wykonane w odpowiednim terminie, w ramach przewidzianego na ten cel budżetu oraz na pożądanym poziomie wartości.
Planowanie obejmuje trzy główne kwestie:
- rozwój pomysłu,
- wyznaczenie celów,
- rozpoznanie przeszkód i ograniczeń
Przedmiotem planowania są:
- cele,
- metody realizacji tych celów,
- niezbędne zasoby,
- sposoby ich pozyskiwania,
- określone działania, czas i miejsce ich wykonania
W procesie podejmowania decyzji planowanie może być sformalizowane lub nieformalne.
W planowaniu nieformalnym spisuje się bardzo niewiele albo nic. To, co ma być osiągnięte, pozostaje w pamięci jednej lub kilku osób. Takie planowanie ma charakter ogólny i brakuje mu ciągłości.
W planowaniu sformalizowanym spisuje się konkretne cele i powiadamia o nich członków organizacji, co oznacza, że kierownictwo wyraźnie określa ścieżkę, którą zamierza podążać
z miejsca, w którym obecnie się znajduje, tam, gdzie chce być[5].Choć planowanie sformalizowane zyskało dużą popularność w latach sześćdziesiątych XX w., to krytycy tego planowania wysuwają przeciwko niemu szereg argumentów, takich jak:
- planowanie może prowadzić do usztywnienia organizacji poprzez krępowanie jej konkretnymi celami, które ma się osiągnąć w ustalonych terminach,
- nie da się opracować planu w dynamicznym środowisku - jest to zaprzeczenie istocie planowania, bo gdyby organizacje nie miały do czynienia ze zmianami w środowisku, planowanie nie byłoby potrzebne,
- sformalizowane plany nie mogą zastąpić intuicji i pomysłowości,
- planowanie powoduje skupianie uwagi kierownictwa na konkurencji w dniu dzisiejszym, a nie na przetrwaniu w przyszłości,
- sformalizowane planowanie utwierdza sukces, co może prowadzić do upadku[6].
Również W. Kobyliński uważa, że "Spisywanie wszystkich zamierzeń [...] prowadzić może do nadmiernego sformalizowania i zbiurokratyzowania pracy, osłabienia uwagi i odwracania
jej od merytorycznej strony danego przedsięwzięcia"[7]. W działaniach wysoce zorganizowanych należy mieć sformalizowane plany.
Pisemny plan ułatwia procesy komunikowania się, a przede wszystkim odciąża pamięć, pozwala ewidencjonować poszczególne czynności i analizować ich wykonanie. Panuje przekonanie, że wysiłek włożony w sporządzenie dobrego, pisemnego planu pracy jest zazwyczaj opłacalny.
Pisemną formę planu nie należy zawsze traktować jako bezwarunkową, bowiem "nie ma podstaw do stwierdzenia, że ktoś nie zaplanował pracy, skoro nie może okazać pisemnej wersji przyjętego planu"[8]. Również "nieprawdziwe byłoby stwierdzenie, że planujące [w sposób sformalizowany] organizacje zawsze uzyskują wyniki lepsze od tych, które tego nie robią"[9].
Podział planów ze względu na:
- plany produkcyjne,
- inwestycyjne,
- marketingowe,
- finansowe,
- zatrudnienia,
- przedsiębiorstwa,
- wydziały,
- plan krótkoterminowy - do 1 roku,
- średnioterminowy - 3 - 5 lat,
- perspektywiczny - > 5 lat;
- plan operacyjny - obejmuje jakiś wycinek działania firmy, charakter krótkoterminowy;
- plan taktyczny: średnie szczeble zarządzania, średni horyzont czasu;
- plan strategiczny: na najwyższym szczeblu, długi horyzont czasu.
W praktyce możemy spotkać się z następującymi sposobami planowania:
- planowanie centralistyczne tzn. z góry do dołu
plan uszczegółowiany przy przechodzeniu przez kolejne szczeble;
najwyżej powstają pewne założenia, niżej następuje konkretyzacja;
zalety: prostota planowania, łatwość wymuszania planów na niższych szczeblach,
duża szybkość planowania, duża spójność takiego planu;
wady: centralizm, plan może być nierealny, trudno pozyskać ludzi do takiego planowania.
- planowanie demokratyczne tzn. z dołu do góry
niższe szczeble same planują swoje działanie, dalej następuje agregacja danych idąc po szczeblach w górę;
zalety: demokratyzm - wszyscy mogą twórczo pracować nad planem, plan taki uwzględnia warunki rzeczywiste;
wady: długi czas planowania, niespójność planu, ukrywanie rezerw;
Plany w organizacji układają się w pewną hierarchię ściśle powiązaną i odpowiadającą strukturze organizacyjnej.
Na każdym szczeblu zarządzania organizacją plany odgrywają dwojaką rolę:1) wyznaczają cele, które mają być osiągnięte przez plany niższego szczebla,2) stają się instrumentem realizacji celów, ustalonych przez plan kolejnego, wyższego szczebla.Najczęściej w opisach planów określa się ich:
- charakter jako strategiczny albo taktyczny, (inaczej operacyjny[10]),
- ramy czasowe - długookresowy albo krótkookresowy
- oraz częstotliwość jego wykorzystywania - jednorazowy albo trwale obowiązujący.
Związki między poszczególnymi rodzajami (typami) planów przedstawia poniższa tabela[11].
Charakter planu
Szczegółowość
Częstotliwość wykorzystywania
strategiczny
długookresowy
kierunkowy
jednorazowy
taktyczny
krótkookresowy
szczegółowy
trwale obowiązujący
Plany strategiczne odnoszą się do całej organizacji, wyznaczają nadrzędne cele i służą do określenia jej pozycji względem środowiska. Plany te wyznaczają kierunki działań zmierzających do osiągania celów, a na niższych szczeblach organizacji służą jako podstawa planów taktycznych.
Planowanie strategiczne to takie planowanie, które wywołuje trwałe skutki, trudne do odwrócenia. Planowanie strategiczne oznacza dążenie do poznania szans i zagrożeń w otoczeniu, tak obecnie, jak i w przyszłości. Umożliwia gromadzenie informacji i wykorzystuje je. Plan strategiczny pomaga reagować na zmiany, ponieważ umożliwia przeanalizowanie i przekształcenie struktury organizacji oraz jej programu i działań w procesie ciągłym. Planowanie strategiczne jest planowaniem długoterminowym. Pomaga prawidłowo wykorzystać zasoby ludzkie i materialne, pomaga w osiągnięciu określonych zadań oraz zapewnia prawidłową drogę do osiągnięcia wyznaczonych celów.
Do celów strategicznych określonych na podstawie misji należą;
- cele ekonomiczno-finansowe
- cele społeczne
- cele prestiżowe
Opracowanie planu strategicznego wymaga dużych nakładów pracy ze strony wszystkich osób związanych z daną organizacją. Plan ten określa, które działania są najbardziej priorytetowe, które cele muszą być osiągnięte w pierwszej kolejności, aby można było nadal się rozwijać. Plan strategiczny musi wyznaczać kolejność działań, korygowanych w trakcie realizacji planu. Wykorzystuje kwalifikacje, zdolności i możliwości poszczególnych osób należących do organizacji (przedsiębiorstwa). Plan strategiczny umożliwia lepsze radzenie sobie ze zmianami. Podlega analizie i przekształcaniu jeżeli zmieniają się cele lub okoliczności.
Elementy planu strategicznego:
Planować strategicznie to znaczy myśleć strategicznie, czyli:
¨ badać szanse i zagrożenia w obecnej chwili oraz w przyszłości,
¨&#x...
Henio_Chomek