zasady planowania w przedsiębiorstwie (12 str).doc

1. Zasady planowania w przedsiębiorstwie.

1.1   Wprowadzenie.

Już od zarania dziejów planowanie spełniało bardzo ważną funkcję w życiu społeczności, planowano osady, wyprawy zbrojne, wydatki w państwach. Odkąd tylko pojawił się handel, kupcy zaczęli planować jak osiągnąć najlepszy zysk. W XIX wieku w czasach szybkiego  rozwoju przemysłu i gospodarki rynkowej planowanie stało się jednym z najważniejszych narzędzi rynkowych w przedsiębiorstwie. Jednak, w miarę rozwoju gospodarki rynkowej zaczynają się pojawiać pytania czy planowanie w samodzielnych przedsiębiorstwach działających na wolnym rynku jest naprawdę niezbędne? Jest i to niezależnie od skomplikowania i terminu realizacji przedsięwzięcia oraz czynników wewnętrznych działających na to przedsięwzięcie. Stwarza on na szczeblu przedsiębiorstwa mechanizmy które pozwalają przedsiębiorstwu wpływać na rynek. Jest ono jednym z czynników przyczyniających się do rozwoju i utrzymania na rynku. Planowanie powoduje:

-           szybkie reagowanie na potrzeby klientów

-           działania zmierzające do kreowania tych potrzeb

-           szacowanie skali zapotrzebowania na produkty firmy

-           konieczność dostosowania podaży do wymagań rynku.

Dzięki planowaniu można więc określić faktyczną pozycję firmy na rynku. Konieczność planowania potwierdziły też badania, które dowiodły, że sukces odnoszą tylko te firmy, które swoją działalność opierają na jej wcześniejszym planowaniu.

               Nowe procedury planowania szczególny nacisk kładą na konkretyzowanie koncepcji działania oraz określenie sposobów osiągnięcia celów. Dzięki temu możemy zmniejszyć ryzyko popełnienia błędu. Nowoczesne planowanie staje się czynnikiem kreującym rozwój dlatego też w gospodarce konkurencyjnej typowe zachowania w zarządzaniu i metody planowania muszą być zastąpione przez procesy innowacyjne. Ponieważ w gospodarce cały czas zachodzą zmiany strukturalne i przekształcenia własnościowe przedsiębiorstwo musi na nie reagować i przystosowywać się do tych zmian. Wiąże się to ze zmianą kierunków i modyfikacją działań przez kadrę menedżerską, która jest przyzwyczajona do tradycyjnych metod. Musi się ona dostosować do wymogów gospodarki rynkowej tak by jej polityka decyzyjna doprowadziła przedsiębiorstwo do trwałych profitów w przyszłości. Z tego też względu należy przygotować przedsiębiorstwa do głębokiej restrukturyzacji, aby mogły przedstawić zmiany będące podstawą polityki firmy, które to pomogą jej w prywatyzacji lub uzyskaniu pomocy finansowej. Mogą to uczynić same lub z pomocą z zewnątrz ( grupy konsultingowe, eksperci ).

               Możemy przedstawić dwie takie płaszczyzny, na których konstruowany jest plan rozwoju strategicznego:

1.)    bieżąca – odbywa się przez opracowanie wstępnych kierunków działań zmierzających do szybkiej poprawy efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa.

2.)    długoterminowa – odbywa się przez przygotowanie prognozy działania na dłuższy okres.

Plan który powstaje na pierwszej płaszczyźnie realizuje swoje cele poprzez udoskonalenie bazy technicznej i organizacyjnej oraz rozwinięcie działalności marketingowej. Może się ono odbywać poprzez:

-           maksymalne wykorzystanie majątku

-           powiększenie zasobów gotówkowych, udoskonalenie dotychczasowych produktów i wprowadzenie nowych

-           polepszenie jakości

-           zredukowanie kosztów

-           działania zmierzające do poprawy efektywności zarządzania

-           przeprowadzenie badań rynkowych

Natomiast przygotowanie długoterminowej prognozy opierać powinno się na:

-           ocenie potencjalnej liczby nabywców rynków

-           opracowaniu harmonogramu i nakładów dla planowanych inwestycji

-           planowaniu kosztów, dochodów, wskaźników i mierników aktywności finansowej

-           ocenie potrzeb kadrowych

Wszystkie powyższe założenia znalazły odzwierciedlenie w dokumencie który jest powszechnie stosowany w państwach zachodnich oraz coraz częściej w Polsce. Jest to business plan ( polska nazwa biznes plan ) tzn. plan przedsięwzięcia. Opiera się on na następujących założeniach teoretycznych przedstawionych poniżej.

1.)           Wszystkie założenia odnoszą się wyłącznie samodzielnych jednostek działających w warunkach gospodarki rynkowej

2.)           Dane przedsiębiorstwo, firmę lub przedsięwzięcie traktuje się jako obiekt funkcjonujący w otoczeniu ekonomicznym, finansowym, prawnym, społecznym, informacyjnym, z którym jest powiązany.

3.)           Przyszłość jest przewidywalna tylko w określonym stopniu. Spowodowane jest to dużą ilością elementów zmiennych, które trzeba brać pod uwagę a także z powodu braku zastosowania odpowiednich technik planowania służących do przewidywania zachowania innych podmiotów prognozowania oraz planowania.

4.)           Określenie realizacji nadrzędnego celu powoduje wzrost efektywności całej organizacji i wpływa stabilizacyjnie na jej działalność.

5.)           Planowanie jest aktywnym narzędziem zarządzania. Jako projekt przyszłych zdarzeń doprowadza do integracji działania oraz kontroli zamierzeń i efektów działania. Sprawne zarządzanie, którego elementem ma być planowanie kreujące rozwój firmy doprowadza do podejmowania i realizacji działań oraz związków z innymi podmiotami gospodarczymi.

6.)           Atutem planowania jest ograniczenie niepewności oraz możliwość przewidzenia szans i zagrożeń, a w następstwie tego zmniejszenie ryzyka podjęcia błędnych decyzji.

7.)           Planowanie to pozyskiwanie i przetwarzanie informacji, które pomagają w sformułowaniu celów przedsiębiorstwa oraz pokazują możliwość ich realizacji.

8.)           Planowanie powoduje określenie celów, co wymusza procesy innowatorskie oraz pozwala wybrać spośród wielu możliwości te działania, które będą najodpowiedniejsze z punktu widzenia firmy.

Wszystkie wymienione wyżej punkty powinny się znaleźć w planie strategicznym, który jest podstawą do skonstruowania szczegółowego planu przedsięwzięcia zwanego planem biznesowym. Każdy z dobrze skonstruowanych planów przedsiębiorstwa powinien zawierać wytyczne do następujących zagadnień:

-           wytyczenie celów przedsiębiorstwa oraz sposób ich realizacji

-           stworzenie możliwości do nadzorowania przebiegu realizacji wytyczonych celów przez kierownictwo

-           utworzenie podstaw do pozyskiwania zewnętrznych źródeł finansowania w przyszłości.

Jeżeli wymienione wyżej punkty zostaną zawarte w planie, to wówczas powstaje dokument w oparciu o który kierownictwo może podejmować trafne decyzje zmierzające do osiągnięcia oczekiwanych wyników w przyszłości, może to być zwiększenie efektywności, skuteczności i jakości działania.

Jeżeli plan jest odpowiednio skonstruowany powinien zawierać następujące kryteria:

-           Celowości,  oznacza obowiązek doboru odpowiednich środków do realizacji określonego celu

-           Wykonalności,  plan powinien realistycznie ocenić planowane przedsięwzięcie. Pomimo iż realizm planu tak naprawdę ocenić można po skończeniu jego wprowadzania, to jednak kryterium to wprowadza potrzebę zastosowania odpowiednich metod prognozowania. Postulat ten związany jest również z oceną wykonalności projektu na poszczególnych etapach. 

-           Zgodności wewnętrznej,  jest to niesprzeczność planu. Prowadzi ona do takiego sformułowania planów podrzędnych by były podporządkowane założeniom planu nadrzędnego.

-           Operatywności,  plan powinien być przejrzysty i prosty by można go sprawnie wdrożyć i realizować jego założenia.

-           Wielowariantowości,  każdy plan powinien być sformułowany w trzech wariantach prawdopodobnym, pesymistycznym, optymistycznym.

-           Ograniczonej szczegółowości,  wynikającej z horyzontu czasowego planu. Można powiedzieć że im horyzont czasowy jest dłuższy tym szczegółowość planu maleje

-           Zupełności,  kryterium to mówi że biznes plan powinien posiadać wyczerpujący opis całego przedsięwzięcia wraz ze wszystkimi czynnikami, które mają na niego decydujący wpływ.

-           Racjonalności,  dotyczy budowania planu zgodnie z wcześniej przyjętymi normami oraz wymaganymi standardami.

   Jednak stosowanie się do zasad planowania nie zapewnia automatycznego osiągnięcia sukcesów w działalności gospodarczej. Aby uniknąć błędów w planowaniu przedsięwzięcia

należy:

-           nie planować działań teraźniejszych, a jedynie przyszłe

-           planować nie tylko dla samego planowania, ale po to by określić realne cele oraz sposoby ich realizacji

-           starać się przede wszystkim zaspokajać, następnie tworzyć potrzeby rynku, nie planować nieracjonalnego rozmieszczenia zasobów

-           nie koncentrować się na procedurach,  a planowaniu osiągnięcia określonych celów

-           starać się zawsze myśleć strategicznie, a w konsekwencji planować strategicznie

         Jednym z ważniejszych warunków dobrego planowania jest jeszcze dążenie dookreślenia sytuacji firmy na rynku, przeprowadzanie analizy SWOT, pełnego wykorzystania jej zalet (szans), oraz minimalizacji słabych stron (zagrożeń).

1.2    Schemat oraz struktura przygotowania oraz wdrożenia panu działania firmy.

Wykonanie planu działania przedsiębiorstwa możemy podzielić na kilka etapów. Nazywamy je fazami przygotowania i wdrożenia planu działania. Etapy te są zależne od siebie, dlatego niewłaściwe zrealizowanie zadań na tylko jednym z nich powoduje że plan działania firmy będzie nierzetelny i nie będzie spełniał swoich podstawowych zadań. Jakimi są:

-           podejmowanie przez menadżerów właściwych decyzji co do realizacji przedsięwzięcia i osiągnięcia określonych celów zawartych w planie a dających w przyszłości profity dla firmy

-           ugruntowania pozycji na rynku

-           zrealizowanie przedsięwzięcia lub celów zawartych w planie działania

  Poniższa tabela przedstawia fazy przygotowania planu działania oraz ogólne metody ich realizacji.

tab. 1.1

Jak widzimy fazy te zazębiają się. Początkowo musimy określić cele jakie przedsiębiorstwo chce osiągnąć. Nazywamy to identyfikacją problemu firmy. Następnym krokiem jest ocena pozycji firmy na rynku, jej szans i zagrożeń, poprzez przeprowadzenie analizy SWOT. Fazę tą nazywamy analizą strategiczną firmy, dzielimy ją na wewnętrzną i zewnętrzną. Dzięki niej możemy określić faktyczną pozycję firmy na rynku.  Po jej określeniu   wybieramy strategię działania która będzie najwłaściwszą do realizacji określonych w planie celów. Po przeprowadzeniu tych wstępnych kroków, następuje konstruowanie planu działania. Opracowanie to jest pochodną wszystkich wcześniej opracowanych założeń i analiz. Po skonstruowaniu planu następuje jego wdrożenie. A następnie bieżąca kontrola realizacji planu oraz wprowadzanie na bieżąco niezbędnych korekt. Kontrola i korygowanie planu jest niezbędne ponieważ nie da się na pewno przewidzieć przyszłych warunków w jakich będzie działać firma (polityczne, zmiana mody, recesja i inne). Dopiero po przeprowadzeniu do końca realizacji inwestycji, możemy odpowiedzieć na pytanie czy cele postawione w planie były możliwe do zrealizowania, a jeżeli nie to w jakim stopniu można je było zrealizować. Możemy również wychwycić błędy popełnione przez nas przy planowaniu,   takie jak:

-           nieprawidłowe określenie celów przedsiębiorstwa

-           złe opracowanie analizy SWOT

-           złe określenie strategii działania

-           złe przygotowanie planu działania

-           nieprawidłowe wdrażanie i kontrola planu działania

Poniższy rysunek przedstawia strukturę planu firmy:1

Rys. 1.1

                                                         Plan Strategiczny

                                                      Analiza  Strategiczna

                               Czynniki Wewnętrzne       Czynniki Zewnętrzne 

                                                           Wybór Strategii  

                                                           Plan Działania

                                               Wdrożenie, Kontrola Wykonania

1.3        Identyfikacja problemu oraz analiza strategiczna SWOT.

Identyfikacja problemu jest podstawą koncepcji biznes planu, która powstaje na drodze identyfikacji procesu. Można rozumieć, że jest to dokładne zdefiniowanie badanego obiektu (firmy), sprowadzające się do określenia jego podstawowych cech, ustalenia związków przyczynowo skutkowych oraz wyodrębnienie jego otoczenia. Przed identyfikacją problemu przedsiębiorstwa musimy odpowiedzieć sobie na pytania:

-           co zamierzamy zrobić (jaki cel sobie postawić)

-           w jaki sposób chcemy to wykonać (jak uzyskać ten cel)

-           dla kogo to robimy

Oprócz określenia podstawowych cech przedsięwzięcia (firmy) oraz następstw, które mogą wyniknąć ze związków między nimi, ważnym elementem identyfikacji problemu jest wyodrębnienie jego otoczenia. Ponieważ sama identyfikacja mówi nam o misji jaką przedsiębiorstwo ma spełnić wobec otoczenia. Inaczej mówiąc ma wyjaśnić czyje potrzeby i w jakim zakre...