Z pewnym przymrużeniem oka można powiedzieć, że formatowanie skoroszytu Excela wygląda nieco jak nakładanie na niego makijażu. Mimo, że zawartość samego arkusza danych może być perfekcyjnie poprawna, to jednak dobranie odpowiedniego sposobu formatowania może zdecydowanie zwiększyć wrażenie, jakie arkusz zrobi na osobach go przeglądających (rysunek 6.1 oraz 6.2).
Excel oferuje cały szereg opcji formatowania, które możesz zastosować w swoich skoroszytach:
§ Formatowanie liczb — pozwala na modyfikację sposobu wyświetlania liczb, dat i czasu.
§ Wyrównywanie — pozwala na zmianę sposobu wyrównywania danych wyświetlanych w poszczególnych komórkach.
§ Formatowanie czcionek — pozwala na zmianę wyglądu czcionek, za pomocą których są prezentowane teksty i liczby.
· Obramowania — pozwalają na tworzenie obramowań dookoła poszczególnych komórek
· Kreskowania — pozwalają na wypełnianie tła komórek kolorami, cieniowanie komórek oraz dodawanie różnego rodzaju kreskowania
· Formatowanie kolumn i wierszy — pozwala na zmianę szerokości kolumn oraz wysokości wierszy co umożliwia dopasowanie rozmiarów komórek do rozmiarów zapisanych w nich informacji.
Istnieje wiele sposobów formatowania komórek: możesz skorzystać z przycisków paska narzędzi formatowania, klawiszy skrótów, poleceń menu lub też mechanizmów formatowania warunkowego lub autoformatowania.
§ W zależności od rodzaju wprowadzanych do komórek informacji Excel może automatycznie nadawać komórkom określone sposoby formatowania. Przykładowo, jeżeli użyjesz w danej komórce funkcji daty, to Excel automatycznie formatuje wynik działania funkcji do wyświetlania jako data. W każdej chwili możesz zmienić sposób formatowania tak, aby najlepiej odpowiadał Twoim potrzebom.
§ Większość sposobów formatowania dotyczy samych komórek a nie zawartości komórek. Jeżeli do usunięcia zawartości komórki wykorzystasz polecenie Edycja à Wyczyść à Zawartość, to format, który został jej wcześniej nadany pozostanie nienaruszony i zostanie wykorzystany do zmiany sposobu wyświetlania danych, które następnym razem zostaną wprowadzone do takiej komórki.
Rysunek 6.1. Pomimo, że zawartość arkusza powinna być zdecydowanie ważniejsza od jego wyglądu, to jednak arkusz przedstawiony na rysunku z pewnością zwróci mniejszą uwagę potencjalnego czytelnika…
Rysunek 6.2. …niż ten, który został odpowiednio sformatowany.
Domyślnie Excel nadaje wszystkim komórkom arkusza format Ogólny, który powoduje wyświetlanie liczb w komórkach w taki sposób, w jaki zostały wprowadzone (rysunek 6.3).
Excel oferuje cały szereg predefiniowanych rodzajów formatowania liczb, przeznaczonych do różnych zastosowań:
§ Liczbowe — przeznaczone ogólnie do wyświetlania liczb
§ Walutowe — przeznaczone do wyświetlania ogólnych wartości pieniężnych
§ Księgowe — zastosowanie formatu księgowego powoduje, że symbole waluty i przecinek dziesiętny są wyrównywane w jednej kolumnie
§ Data — przeznaczony do wyświetlania dat
§ Czas — przeznaczony do wyświetlania czasu
§ Procentowe — przeznaczone do wyświetlania wartości procentowych
§ Ułamkowe — przeznaczone do wyświetlania wartości dziesiętnych jako ułamków
§ Naukowe — przeznaczone do wyświetlania liczb w formacie naukowym
§ Tekstowe — przeznaczone do wyświetlania zawartości komórek w postaci tekstu, niezależnie od tego jaki rodzaj danych zawierają
§ Specjalne — udostępnia kilka specjalnych opcji formatowania
§ Niestandardowe — pozwala na utworzenie swojego własnego sposobu formatowania
Sposób formatowania komórek możesz zmienić za pomocą opcji dostępnych na pasku narzędzi formatowania (rysunek 6.5) bądź za pomocą opcji zlokalizowanych za zakładce Liczby okna dialogowego Formatuj komórki (rysunki 6.9 do 6.12).
§ Jeżeli część całkowita liczby jest większa niż szerokość komórki bądź dłuższa niż 11 cyfr, to Excel automatycznie zmienia format komórki z ogólnego na Naukowy (rysunek 6.3).
§ Formatowanie liczb modyfikuje jedynie sposób wyświetlania samej liczby. Mimo, że można ustawić np. taki sposób formatowania, który wyświetla mniejszą liczbę miejsc po przecinku, to liczba w żaden sposób nie zostaje zaokrąglona. Zasada ta została zilustrowana na rysunku 6.4. Aby naprawdę zaokrąglić daną liczbę powinieneś skorzystać z funkcji ZAOKR(), która została omówiona w rozdziale 5.
§ Jeżeli do liczby wpisywanej w komórce dodasz symbol waluty, albo znak procentu to Excel automatycznie nada takiej komórce odpowiedni sposób formatowania.
Rysunek 6.3. Ogólny sposób formatowania powoduje wyświetlanie liczb w taki sposób, w jaki zostały one wprowadzone do komórki.
Rysunek 6.4. Dwie kolumny zawierają identyczne wartości, ale kolumnie po prawej stronie został nadany format Walutowy. Ponieważ Excel wykonuje obliczenia na rzeczywistych, zapisanych w komórkach wartościach a nie wartościach, które są wyświetlane to wyniki obliczeń wydają się być nieprawidłowe!
Aby nadać wybranym komórkom jeden z predefiniowanych formatów liczbowych udostępnionych na pasku narzędzi formatowania (rysunek 6.5) wystarczy po prostu kliknąć na ikonie reprezentującej dany format:
§ Przycisk Waluta — powoduje wyświetlenie liczby w zapisie walutowym; w zależności od ustawień, przed lub po liczbie dodawany jest symbol waluty; liczba jest wyświetlana z dwoma miejscami dziesiętnymi.
§ Przycisk Zapis procentowy — przedstawia liczbę w zapisie procentowym; obok liczby wyświetlany jest znak procentu; liczba jest wyświetlana z dwoma miejscami dziesiętnymi.
§ Przycisk Zapis dziesiętny — powoduje wyświetlenie liczby w zapisie dziesiętnym, z dwoma miejscami po przecinku.
Na rysunku 6.6 przedstawiono przykłady takiego formatowania.
Naciśnij jeden z przycisków Zwiększ dziesiętne lub Zmniejsz dziesiętne znajdujących się na pasku narzędzi formatowania (rysunek 6.5):
§ Przycisk Zwiększ dziesiętne — powoduje zwiększanie liczby wyświetlanych miejsc dziesiętnych.
§ Przycisk Zmniejsz dziesiętne — powoduje zmniejszenie liczby wyświetlanych miejsc dziesiętnych.
Rysunek 6.5. Pasek narzędzi formatowania oferuje wiele narzędzi pozwalających zmieniać wygląd formatowanych komórek skoroszytu.
Rysunek 6.6. Rysunek przedstawia trzy różne liczby sformatowane za pomocą paska narzędzi formatowania na trzy różne sposoby.
1. Z menu głównego wybierz polecenie Format à Komórki (rysunek 6.7) lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki — przejdź na zakładkę Liczby (rysunek 6.8).
3. Z listy Kategoria wybierz żądany sposób formatowania.
4. Jeżeli to konieczne, ustaw dodatkowe opcje formatowania. Dostępne opcje różnią się w zależności od wybranej kategorii — przykłady zostały przedstawione na rysunkach od 6.9 do 6.12. W polu Przykład wyświetlany jest wygląd aktywnej komórki po wybraniu danego sposobu formatowania.
5. Naciśnij przycisk OK.
Rysunek 6.7. Większość opisanych w niniejszym rozdziale poleceń formatujących komórki możesz odnaleźć w menu Format.
Rysunki 6.8, 6.9, 6.10, 6.11 i 6.12. Przykłady różnych sposobów formatowania wartości liczbowych, dostępne w oknie dialogowym Formatuj komórki.
Excel oferuje szereg opcji umożliwiających zmianę sposobu wyrównywania danych zapisanych w komórkach (rysunek 6.13):
§ Opcje wyrównywania tekstu pozwalają na zmianę położenia tekstu w obrębie komórki.
§ Opcje orientacji pozwalają na modyfikację kąta, o jaki obrócony będzie tekst wyświetlany w komórkach.
§ Opcje kontroli wyświetlania pozwalają na modyfikację sposobu wyświetlania tekstu w komórce.
§ Opcje kierunku tekstu pozwalają na zmianę kierunku wyświetlania tekstu (opcje te są szczególnie użytecznie w przypadku używania języków, w których słowa zapisywane są od prawej do lewej).
Sposób wyrównywania dla zaznaczonych komórek może być modyfikowany za pomocą paska narzędzi formatowania (rysunek 6.5) , bądź opcji zlokalizowanych na zakładce Wyrównanie okna dialogowego Formatuj komórki (rysunek 6.15).
§ Domyślnie Excel wyrównuje wpisywane teksty do lewego marginesu, a wpisywane liczby do prawego marginesu. Jest to tzw. Ogólny sposób formatowania.
§ Pomimo, że zazwyczaj nagłówki kolumn są centrowane na środku kolumny, to jednak w niektórych przypadkach będą wyglądać lepiej, jeżeli zostaną wyrównane do prawego marginesu (patrz rysunek 6.14).
Rysunek 6.13. Przykłady komórek sformatowanych przy użyciu różnych opcji wyrównywania.
Rysunek 6.14. Pomimo, że zazwyczaj nagłówki kolumn są centrowane na środku kolumny, to jednak w niektórych przypadkach będą wyglądać lepiej, jeżeli zostaną wyrównane do prawego marginesu.
Aby nadać wybranym komórkom jeden z predefiniowanych sposobów wyrównywania udostępnionych na pasku narzędzi formatowania wystarczy po prostu kliknąć na ikonie reprezentującej dany format:
§ Przycisk Wyrównaj do lewej powoduje wyrównanie zawartości komórki do lewego marginesu.
§ Przycisk Wyśrodkuj ustawia zawartość dokładnie po środku komórki.
§ Przycisk Wyrównaj do prawej powoduje wyrównanie zawartości komórki do prawego marginesu.
1. Z menu głównego wybierz polecenie Format à Komórki (rysunek 6.7) lub po prostu naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki — przejdź na zakładkę Wyrównanie (rysunek 6.15).
3. Wybierz odpowiednie opcje z listy rozwijanej Wyrównanie tekstu: Poziomo (rysunek 6.16):
· Opcja Ogólne — nadaje komórce format ogólny
· Opcja Lewa (Wcięcie) — wyrównuje zawartość komórki do lewego marginesu, jak również pozwala na dokonywanie wcięć tekstu.
· Opcja Środek — ustawia zawartość dokładnie po środku komórki.
· Opcja Prawa (Wcięcie) — wyrównuje zawartość komórki do prawego marginesu, jak również pozwala na dokonywanie wcięć tekstu.
· Opcja Wypełnienie — powiela zawartość danej komórki aż do jej całkowitego wypełnienia
· Opcja Wyjustuj — powoduje takie formatowanie komórki, aby wpisana zawartość z wyjątkiem ostatniego wiersza została wyrównana do obydwu marginesów.
· Opcja Wyrównaj — zaznaczenie do środka centruje zawartość aktywnej komórki w całym obszarze zaznaczonych komórek.
· Opcja Rozłożone (Wcięcie) — rozmieszcza tekst poziomo w komórce.
4. Wybierz odpowiednie o...
Ad_maiorem_Dei_Gloriam